¿Por qué entre el 25 y el 50 por ciento de la gente se siente abrumada o “quemada” en su trabajo? Se pregunta Tony Schwartz, presidente y CEO de The Energy Project en HBR Blog Newtwork. No sólo cuentan las horas que realmente trabaja una persona; a ellas habrá que sumar el tiempo que se emplea tratando de resolver varias cosas a la vez hasta perder las referencias, los límites y las fronteras donde parar. Allá donde quiera vayamos el trabajo nos persigue de forma más o menos disimulada anclado en nuestros dispositivos digitales.

Por ejemplo: ¿No responde usted al correo electrónico durante las conferencias e incluso a una llamada telefónica? ¿Lleva su ordenador portátil a las reuniones pretendiendo que está tomando notas mientras navega por la red? ¿Toma el almuerzo en su escritorio? ¿No hace llamadas mientras conduce e incluso envía un texto ocasional a pesar de que sabe que no habría de hacerlo? El mayor costo -asumiendo que no se tengan accidentes- afecta a la productividad. En parte, eso es una simple consecuencia de dividir su atención, porque está usted dedicado a múltiples actividades sin participar plenamente en ninguna.

Pero lo peor es que si siempre está haciendo algo, está quemando sin cesar la reserva de energía de la que dispone para todo el día, por lo que es menos aprovechable cada hora que pasa. La mejor manera para que una organización impulse una mayor productividad y un pensamiento más innovador es instar a períodos definidos de atención absorbente, así como períodos más cortos de verdadera renovación. Si usted es directivo aquí van tres sugerencias que vale la pena tener en cuenta:

1. Mantener la disciplina en las reuniones. Optar por reuniones de 45 minutos, en lugar de una hora o más, para que los participantes puedan mantener la concentración, tengan tiempo después para reflexionar sobre lo que se ha discutido y se recuperen antes de la siguiente tarea. Hay que iniciar todas las reuniones a la hora prevista, finalizarlas también en el momento previsto e insistir en que todos los dispositivos digitales se desconecten durante la reunión.

2. Dejar de exigir o esperar la capacidad de respuesta inmediata. Esta exigencia predispone a la gente hacia un modo reactivo, fractura su atención y hace que les resulte difícil mantener la atención de sus prioridades. Que apaguen su correo electrónico en determinados momentos. Si es urgente, se les puede permitir, pero eso no sucede muy a menudo.

3. Fomentar la renovación. Crear el momento, al menos una vez al día para que la gente se anime a dejar de trabajar y se tome un descanso. Ofrecer una clase de yoga o meditación, organizar un paseo o un entretenimiento, o considerar la creación de una sala donde la gente pueda relajarse, o incluso echar una siesta, son opciones muy recomendables.

Corresponde las personas a establecer sus propios límites. Tenga en cuenta estos tres comportamientos para usted:

1. Haga la cosa más importante por la mañana lo primero, preferiblemente sin interrupción, durante 60 a 90 minutos, con un claro comienzo claro y finalización. Si es posible, trabaje en un espacio privado durante este período, o con reductores de sonido o auriculares. Cuando haya terminado, tómese unos cuantos minutos para renovar.

2. Establezca horarios regulares y programados para pensar más a largo plazo, de forma creativa, o estratégica. Si no lo hace, constantemente va a sucumbir a la tiranía de lo urgente. Además, busque un ambiente diferente en el que realizar esa actividad – preferiblemente uno en el que esté relajado y propicio para el pensamiento abierto.

3. Tome vacaciones reales y regulares. Real significa que cuando esté fuera, esté realmente desconectado del trabajo. Regular significa varias veces. Investigaciones al respecto recomiendan encarecidamente que uno gozará de mejor salud y será más productivo en su trabajo si se toma todo su tiempo de vacaciones.

Un principio subyace en el fondo de todas estas sugerencias. Cuando esté involucrado en el trabajo involúcrese a fondo durante determinados periodos de tiempo. Cuando toque renovación hágalo de verdad. Muévase. Deje de vivir su vida en la zona gris, termina aconsejando el artículo de HBR.